|
"Masseudsendelse" af mail
|
Når foreningen udsender mails til
alle medlemmer, skriver vi altid mailadresserne i
mailens bcc felt. Det betyder, at du ikke kan se de
øvrige modtagere af mailen. Det betyder også, at vi ikke
spreder medlemmernes mailadresser til alle og at en evt.
hacker, som hacker sig ind på et medlems PC, ikke får
adgang til alle medlemmers adresser.
|
|
Almindelige oplysninger |
Almindelige oplysninger kan normalt
sendes med almindelig mail og sms. Almindelige
oplysninger er navn, adresse, alder, uddannelse,
økonomiske forhold og familieforhold. Man skal dog være
opmærksom på, om oplysningerne i den aktuelle situation
alligevel er så usædvanlige, at de bør holdes
fortrolige.
|
|
Personfølsomme oplysninger
|
Hvis man skal sende meget personfølsomme
oplysninger, som f.eks. helbredsoplysninger, må man
ikke bruge almindelig mail eller sms. Det gælder
både hvis man skal udveksle oplysninger med andre
frivillige eller med myndighederne.
Almindelig (papir)post anses som
sikker post.
Skal man sende personfølsomme oplysninger til en
myndighed, skal det ske via e-boks. Man kan enten sende
fra sin egen e-boks eller fra e-boks tilhørende den man
hjælper (det vil så formelt være den man hjælper, der er
afsenderen).
|
|
Praktiske løsninger |
Vil man sende personfølsomme
oplysninger på almindelig mail, må det ikke være muligt
at henføre dem til en person. Det kan man undgå hvis man
ikke benytter personens navn, adresse eller cpr-nummer
men f.eks. refererer til "den person vi talte om i går".
Altså bruger en reference, som kun modparten kan
gennemskue.
|
|
Fuldmagt |
Hvis man som frivillig
skal kommunikere med en myndighed om en man hjælper,
skal man
have en fuldmagt. Det gælder både hvis man
kommunikerer telefonisk og skriftligt.
Hvis du ringer til en myndighed, mens
den du hjælper sidder ved siden af, accepterer de fleste
at tale med dig, hvis de kan få lov til at tale med den
pågældende og dermed få bekræftet, at du repræsenterer
den pågældende, og at det derfor er ok at tale med dig.
Man skal være opmærksom på, at de
forskellige myndigheder har forskellige krav til hvordan
fuldmagten skal være. Nogle accepterer kun deres egen
specifikke fuldmagt. I så fald kan fuldmagten findes på
myndighedens hjemmeside.
|
|
Videregivelse af oplysninger om en
man hjælper
|
Man må kun videregive personfølsomme
oplysninger om en man hjælper til tredjemand, hvis
man har et samtykke fra den man hjælper. Hvis det drejer
sig om et barn, skal man have samtykke fra forældrene.
|
|
Videregivelse af oplysninger om frivillige |
Man må ikke videregive oplysninger om
andre medlemmer til personer uden for Birkerød
Flygtningekontakt uden at have den pågældendes samtykke.
Birkerød Flygtningekontakt
videregiver ikke kontaktoplysninger om medlemmer til
udenforstående. Får vi en henvendelse om dine
oplysninger, vil vi altid spørge dig, før vi udleverer
oplysningerne (samtykke). |