Nedenfor gives nogle få praktiske anvisninger med relevans for din hverdag.
Hvis du hjælper flygtninge (hverdagsrådgivning) er det også vigtigt at du følger nedenstående retningslinjer.
| “Masseudsendelse” af mail | Når foreningen udsender mails til alle medlemmer, skriver vi altid mailadresserne i mailens bcc felt. Det betyder, at du ikke kan se de øvrige modtagere af mailen. Det betyder også, at vi ikke spreder medlemmernes mailadresser til alle og at en evt. hacker, som hacker sig ind på et medlems PC, ikke får adgang til alle medlemmers adresser. |
| Omfang af persondata | Når du hjælper flygtninge med en opgave må du modtage de persondata, som er nødvendige for opgavens løsning. Du må så vidt muligt ikke modtage flere data end der er behov for. Det er dog ikke altid muligt at undgå at få kendskab til for mange oplysninger. Husk at disse oplysninger er fortrolige og at du ikke skal forholde dig til dem. |
| Almindelige oplysninger | Almindelige oplysninger kan normalt sendes med almindelig mail og sms. Almindelige oplysninger er navn, adresse, alder, uddannelse, økonomiske forhold og familieforhold. Man skal dog være opmærksom på, om oplysningerne i den aktuelle situation alligevel er så usædvanlige, at de bør holdes fortrolige. |
| Videregivelse af oplysninger til myndighed m.fl. | Videregivelse af oplysninger til en myndighed, en virksomhed, læge m.fl. skal altid ske efter aftale med den man hjælper. |
| Personfølsomme oplysninger | Hvis man skal sende meget personfølsomme oplysninger, som f.eks. helbredsoplysninger, må man ikke bruge almindelig mail eller sms. Det gælder både hvis man skal udveksle oplysninger med andre frivillige eller med myndighederne. Almindelig (papir)post anses som sikker post. Telefonen (tale) anses også for en sikker kanal. Skal man sende personfølsomme oplysninger til en myndighed, skal det ske via e-boks. Man kan enten sende fra sin egen e-boks eller fra e-boks tilhørende den man hjælper (det vil så formelt være den man hjælper, der er afsenderen). |
| Praktiske løsninger | Vil man sende personfølsomme oplysninger på almindelig mail, må det ikke være muligt at henføre dem til en person. Det kan man undgå hvis man ikke benytter personens navn, adresse eller cpr-nummer men f.eks. refererer til “den person vi talte om i går”. Altså bruger en reference, som kun modparten kan gennemskue. |
| PC | Man kan benytte sin en egen PC til at behandle og gemme persondata hvis den er sikret med et password. Alle persondata skal slettes fra PCen når man er færdig med at hjælpe. Husk også at slette PCens (iPad og mobil) “papirkurv”. |
| Destruktion af data | Når man er færdig med at hjælpe, skal alle persondata slettes. Data på PC slettes. Se ovenfor. Papirer med persondata brændes eller makuleres (biblioteket har en makulator). Papirer med persondata må IKKE blot kommes i “restaffald”. |
| Fuldmagt | Hvis man som frivillig skal kommunikere med en myndighed om en man hjælper, skal man have en fuldmagt. Det gælder både hvis man kommunikerer telefonisk og skriftligt. Hvis du ringer til en myndighed, mens den du hjælper sidder ved siden af, accepterer de fleste at tale med dig, hvis de kan få lov til at tale med den pågældende og dermed få bekræftet, at du repræsenterer den pågældende, og at det derfor er ok at tale med dig. Man skal være opmærksom på, at de forskellige myndigheder har forskellige krav til hvordan fuldmagten skal være. Nogle accepterer kun deres egen specifikke fuldmagt. I så fald kan fuldmagten findes på myndighedens hjemmeside. |
| Videregivelse af oplysninger om en man hjælper | Man må kun videregive personfølsomme oplysninger om en man hjælper til tredjemand, hvis man har et samtykke fra den man hjælper. Hvis det drejer sig om et barn, skal man have samtykke fra forældrene. |
| Videregivelse af oplysninger om frivillige | Man må ikke videregive oplysninger om andre medlemmer til personer uden for Birkerød Flygtningekontakt uden at have den pågældendes samtykke. Birkerød Flygtningekontakt videregiver ikke kontaktoplysninger om medlemmer til udenforstående. Får vi en henvendelse om dine oplysninger, vil vi altid spørge dig, før vi udleverer oplysningerne (samtykke). |